Privatlivspolitik
| Privatlivspolitik – erklæring om beskyttelse af persondata |
| Ikrafttrædelsesdato 25. juli, 2022 |
Indholdsfortegnelse
3.1. Hvorfor og hvordan behandler Unique Human Capital persondata?
3.2.1. Den indledende fase – din profil er interessant
3.2.2. Kontaktfasen – vi vil gerne vide mere om dig
3.2.3. Afslutning – du er blevet ansat
3.2.4. Afslutningen – du har fået afslag
3.1.5. Hvis du ansøger om et job hos Unique Human Capital
3.3.3. Opbevaring og sletning af kunders persondata
4.1. Deling af persondata med kunder
4.2. Hvor opbevares mine persondata?
4.3. Videregivelse til usikre 3. lande samt UK
4.4. Er mine oplysninger sikre hos jer?
5.1.1. Company Page – når du liker/deler opslag fra Unique Human Capitals LinkedIn side
5.1.2. LinkedIn Talent Solutions – når vi kontakter dig
6.1. Hvilke informationer indsamler I via Google Analytics?
6.2.1. Hjemmesidens brug af cookies
6.2.2. Hvor længe opbevares cookies?
6.2.3. Sådan afviser du dine cookies
6.2.4. Sådan sletter du dine cookies
9.1. Ret til indsigt i dine oplysninger
9.4. Ret til begrænsning af behandling
9.6. Ret til at transmittere oplysninger
9.7. Ret til at trække samtykke tilbage
9.9. Vil du gøre brug af dine rettigheder
Dataansvarlig:
Unique Human Capital
Jægersborg Alle 4
2920 Charlottenlund
CVR-nummer: 31502705
Telefon: +45 7020 6700
Email: mail@uhc.dk / gdpr@uhc.dk
1. Indledning
Unique Human Capitals kerneforretning er at skabe værdi for vores kunder. Dette gøres ved at levere kvalificerede løsninger inden for området menneskelig kapital. Vi yder konsulentbistand og rådgivning af høj kvalitet inden for Board Search, Executive Search og Search & Selection.
Vores løsning af opgaver og rådgivning af kunder er baseret på forretningsforståelse og kvalitet. Vi løser opgaver for både danske og internationale kunder. Kvalitet, ekspertise og troværdighed er drivkrafterne i alt, vi foretager os for vores kunder, forretningspartnere og kandidater.
Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Unique Human Capital behandler, anvender og beskytter persondata, der overlades til os fra kandidater og kunder. Den forklarer ligeledes, hvordan, i hvilket omfang og med hvilke formål, vi indsamler og efterfølgende behandler persondata- og oplysninger. Derudover kan du også finde information om, hvordan du kan henvende dig til os, hvis du skulle ønske at få slettet dine persondata, få dem rettet eller få indsigt i, hvilke persondata Unique Human Capital har om dig.
Unique Human Capital forpligter sig til at beskytte persondata og oplysninger i henhold til gældende GDPR-lovgivning[1]. Du kan, når du giver personoplysninger til Unique Human Capital, være sikker på, at oplysningerne kun bliver brugt i overensstemmelse med lovgivningen og denne privatlivspolitik.
Unique Human Capital kan fra tid til anden ændre denne politik med henblik på at følge aktuelle bestemmelser. Mhp. dette, bør du tjekke denne side regelmæssigt for at sikre dig, at du er indforstået med, hvordan dine persondata bliver behandlet og opbevaret – og hvad vi bruger dine persondata til.
- Denne politik er gældende, når Unique Human Capital er dataansvarlige, altså når vi bestemmer formålene og metoderne forbundet med behandlingen af persondata
- Som en del af vores ydelser, specialiserer vi os i den globale søgning og formidling af kandidater til specialist, leder- og executive-stillinger på vegne af vores kunder
- I denne politik henviser ”kundetjenester” til enhver form for kontraktligt indhold, som vi har aftalt med en kunde – eksempelvis de vilkår vi aftaler med kunder skal være del af processen for at finde kandidater til en åben stilling hos kunden
- I denne politk henviser ”vi”, ”os” og ”vores” til Unique Human Capital
2. Definitioner
De følgende begreber betyder følgende i denne politik:
”Persondata/kandidatpersondata” betyder alle persondata/oplysninger, der enten personligt identificerer en person eller relaterer til en identificerbar person, og som enten er givet til os eller indsamlet af os for derefter at blive opbevaret og/eller behandlet af os. Denne form for persondata kaldes også almindelige persondata og vil typisk være fx navn, e-mailadresse, telefonnumer samt oplysninger om uddannelse, erfaring, færdigheder m.v.
”Den/de registrerede” betyder den eller de personer, hvis persondata vi behandler.
”Behandling” (og variationer som fx ”behandle”) betyder enhver proces, der udføres med persondata/sæt af persondata som fx indsamling, registrering, strukturering, opbevaring, tilpasning eller ændring, hentning, brug, videregivelse, formidling eller anden form for tilgængeliggørelse, samordning eller sammensætning, blokering, indskrænkning, sletning eller destruktion af persondata.
”Følsomme persondata” betyder personoplysninger, der afslører racemæssig eller etnisk oprindelse, politiske holdninger, religiøse eller filosofiske overbevisninger eller medlemskab af fagforening og behandlingen af genetiske data samt biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, oplysninger vedrørende helbred eller oplysninger vedrørende en persons seksualliv eller seksuelle orientering.
Unique Human Capital anser CPR-numre som følsomme persondata.
”Artikler” henviser til artikler i Europaparlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (GDPR-forordningen), som kan læses i detaljer her. Forordningen er, sammen med Databeskyttelsesloven[2], de to love, der primært regulerer beskyttelsen af persondata i EU/EØS.
3. Indsamling og behandling af persondata
3.1. Hvorfor og hvordan behandler Unique Human Capital persondata?
Unique Human Capitals kerneforretning er rekruttering: At finde de bedst egnede kandidater til vores kunders ledige stillinger inkl. bestyrelsesmedlemmer. Udover rekruttering kan vi hjælpe vores kunder med ledelsesvurderinger og rådgivning om sammensætning af bestyrelser. Derudover laver vi outplacementforløb for de af vores kunders ansatte, der skal videre i deres arbejdsliv. Sidst behandler vi også vores kunders persondata, når vi indgår i et kontraktuelt forhold med kunden og under et salgsforløb.
- For at løse rekrutteringsopgaver afsøger vi markedet for potentielle kandidater og indsamler og behandler derved kandidaters persondata. Disse persondata finder vi fx på LinkedIn eller får dem udleveret af kandidaterne selv. Dette gælder også til stillinger hos os selv
- For at lave ledelsesvurderinger behandler vi persondata på ledelsesmedlemmer. Disse persondata får vi udleveret fra kunden og de medlemmer, der skal vurderes
- For at lave outplacementforløb behandler vi de persondata, vi får udleveret af personen, der indgår i outplacement forløbet. Vi kan også få informationer fra kunden, hvor personen har været ansat
- Vi behandler vores kunders persondata, når vi indgår i et kontraktuelt forhold til kunden, eller når vi er i gang med et salgsforløb
Når vi indsamler og behandler persondata som beskrevet ovenfor, bruger vi tre forskellige former for retsgrundlag eller hjemmel til behandlingen:
- Interesseafvejning Artikel 6, stk. 1, litra f
- Samtykke Artikel 6, stk. 1, litra a
- Kontrakt Artikel 6, stk. 1, litra b, Artikel 6, stk. 2, litra c og
Artikel 6, stk. 1, litra f
Hver af disse hjemler samt oplysningspligten[3] er grundlaget for, hvordan vi kommunikerer med vores kandidater og kunder om deres persondata og er samtidig grundlaget for, hvordan vi behandler og opbevarer dine persondata.
Du kan læse mere om, hvilke hjemler vi bruger i forskellige sammenhænge nedenfor.
3.2. Når du er kandidat
3.2.1. Den indledende fase – din profil er interessant
3.2.1.1. Retsgrundlag og formål.
Vores retsgrundlag for behandlingen:
Artikel 6 stk. 1, litra f (interesseafvejning): Det er forventeligt, at vi behandler de oplysninger, som kandidaten selv har gjort offentligt tilgængeligt.
Formål:
Når vi får til opgave at finde den rette kandidat til en ledig stilling hos en af vores kunder, skal vi afsøge et stort felt af kandidater – både i Danmark og internationalt. For at gøre dette, søger vi i forskellige databaser fx LinkedIn, hvor kandidater selv har lagt information op om fx nuværende stilling, titel, uddannelse. Vi skal herfra afgøre, hvordan et evt. kandidatfelt kan se ud, og om det er i kundens/vores interesse at tage din profil i betragtning til en ledig stilling.
Vi afvejer altså om din profil, som vi ser den på fx LinkedIn, passer på kundens krav til kompetencer i stillingen. På dette punkt i rekrutteringen behandler vi et mimimum af almindelige personoplysninger og kun oplysninger, som vi kan finde på frit tilgængelige sociale medier eller hjemmesider.
3.2.1.2. Hvilke persondata indsamler vi i den indledende fase og hvorfra?
- Oplysninger om din nuværende titel og virksomhed som er offentligt tilgængelige via sociale medier og hjemmesider
- Oplysninger om tidligere ansættelser som er offentligt tilgængelige via sociale medier og hjemmesider.
- Kontaktoplysninger (navn, landsdel, telefonnummer, e-mailadresse etc.), hvis disse er let-tilgængelige på sociale medier
3.2.1.3. Hvordan ved du, at vi har kigget på din profil og har gemt dine persondata?
I det tilfælde, at dine oplysninger er blevet indsamlet og behandlet af os via hjemlen ”interesseafvejning”, vil du blive gjort opmærksom på dette gennem en e-mail fra os. I mailen informeres du om, at vi har kigget på din profil som en potentiel kandidat til en ledig stilling hos en ikke-specifik kunde. Dette forudsætter selvfølgelig, at vi er bekendte med din e-mail. Har du ikke gjort din mail tilgængelig, vil du ikke modtage besked fra os om, at vi har kigget på din profil.
Mailen om, at vi har set på din profil, vil komme fra vores GDPR-håndteringssystem, GatedTalent.
3.2.1.4. Opbevaring og sletning af persondata v. interesseafvejning
Unique Human Capital opbevarer din persondata, så længe vi vurderer, at din profil kan være relevant for nuværende eller fremtidige kunder.
Hvis vi har haft mulighed for at kontakte dig via din e-mail, er du altid velkommen til at skrive til os på gdpr@uhc.dk for sletning af de persondata, vi har opbevaret på dig. Vi sørger derefter for, inden for 30 dage, at din data bliver slettet fra vores system[4].
Når vi har slettet din data, betyder det, at vi har slettet al data, vi har på dig inkl. kontaktoplysninger og historik om evt. dialog foretaget med dig. Det betyder, at vi uforvarende kan komme til at kontakte dig igen, da vi ikke kan se, at vi har haft kontakt med dig tidligere.
3.2.2. Kontaktfasen – vi vil gerne vide mere om dig
3.2.2.1. Retsgrundlag og formål
Vores retsgrundlag for behandlingen:
Samtykke jf. artikel 6 stk. 1 litra a: Du giver os udtrykkeligt samtykke til, at vi må behandle og opbevare dine persondata.
Formål:
Når en rekruttering går ind i kontaktfasen, vil vi begynde at indsamle mere persondata på relevante kandidater. I denne del af rekrutteringsprocessen ringer og skriver vi til kandidater via fx LinkedIn, privat mail og telefon, vi modtager ansøgninger, får tilsendt CVer, eksamensbeviser, diplomer, certificeringer og anden information, der er nødvendigt for at afdække, om en kandidat er den rigtige til en af vores kunders ledige stillinger.
I denne del af forløbet har vi en aktiv dialog med vores kunde(r) om specifikke kandidater til en ledig stilling, men før vi kan behandle dine oplysninger, og evt. dele dine persondata med vores kunde(r), er det nødvendigt, at vi får dit udtrykkelige samtykke til at behandle dine persondata.
3.2.2.2. Hvilke persondata indsamler vi i kontaktfasen og hvorfra?
- Kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse etc.)
- CV og evt. ansøgning
- Oplysninger om uddannelse og eksamensbeviser, diplomer og certifikater
- Ansættelses- og lønhistorik
- Oplysninger om din nuværende titel og virksomhed som er offentligt tilgængelige via sociale medier og
hjemmesider eller via andre oplysninger på internettet, som kan være vigtige for en kandidats egnethed til en bestemt stilling
- Oplysninger om tidligere ansættelser som er offentligt tilgængelige via sociale medier (fx Facebook,
Google, LinkedIn, Twitter etc.)
- Testresultater fra eksempelvis personlighedstest/færdighedstest foretaget af Unique Human Capital
- Eventuelle personoplysninger du måske vælger at videregive til os
Derudover, hvis vi når så langt i rekrutteringsprocessen, at du skal møde kunden, vil Unique Human Capital udarbejde dokumenter til deling med kunden:
- Præsentationsmateriale:
- Inkluderer erhvervserfaring, sammendrag af testresultater, vurdering af dine kompetencer op mod kompetencekravet til stillingen samt dine kontaktinformationer og motivation for stillingen
- Referencer:
- Når vi så langt i rekrutteringen, at kunden beder om referencer på dig, vil vi indhente referencer mhp. at få udtalelser om dine professionelle kompetencer fra tidligere ledere, kolleger m.v.
- Vi kontakter kun de referencer, som du giver tilladelse til
3.2.2.3. Hvordan ved du, at vi behandler din persondata og bruger samtykke?
I det tilfælde at dine oplysninger er blevet indsamlet og behandlet af os via hjemlen ”samtykke”, vil du få tilsendt en mail, hvori vi beder dig om lov til at behandle dine persondata samt opbevare disse i en periode på 2 år.
Denne e-mail vil du modtage, selvom du selv har sendt os dine informationer fx ansøgning og cv. Unique Human Capital deler ikke dine persondata med kunder eller andre, før du har givet samtykke til opbevaring og behandling.
Mailen om samtykke vil komme fra vores GDPR-håndteringssystem, GatedTalent.
3.2.2.4. Opbevaring og sletning af persondata?
Unique Human Capital opbevarer din persondata i 2 år. Efter 2 år vil du modtage en mail, hvor vi beder om tilladelse til at opbevare dine data i yderligere 2 år, undtagen evt. testresultater, som udelukkende gemmes i 8 måneder.
Ønsker du ikke, at vi behandler dine persondata, kan du enten vælge at sige nej til yderligere opbevaring, eller du kan skrive en mail til gdpr@uhc.dk og bede om, at vi sletter de persondata, vi har opbevaret på dig. Vi sørger derefter for, inden for 30 dage, at dine data bliver slettet fra vores system[5].
Når vi har slettet dine data, betyder det, at vi har slettet alt data, vi har på dig inkl. kontaktoplysninger og historik om evt. dialog med dig. Det betyder, at vi uforvarende kan komme til at kontakte dig igen, da vi ikke kan se, at vi har haft kontakt med dig tidligere.
3.2.2.5. Hvad hvis jeg er en kandidat i proces til en stilling og ikke vil give samtykke til behandling af min persondata?
Det er enhver persons ret at bede om at få sine persondata slettet hos den dataansvarlige – i dette tilfælde Unique Human Capital. Skriver du til os, at du trækker dit samtykke tilbage, så sletter vi dine persondata inden for 30 dage[6].
Vælger du dog, mens vi er i dialog med kunden om dig til en specifik stilling, at trække dit samtykke tilbage, kan vi ikke længere behandle dine data. Dette betyder som udgangspunkt, at du ikke længere kan indgå i en aktiv rekruttering gennem Unique Human Capital.
Vi vil dog inden sletning tage kontakt til dig for at sikre, at din henvendelse om sletning ikke beror på en misforståelse. Hvis det er tilfældet, vil det altid være muligt for dig at ændre mening og dermed blive taget i betragtning til den pågældende stilling.
3.2.3. Afslutning – du er blevet ansat
Er du det helt rigtige match til stillingen hos vores kunde, vil du forhandle direkte med vores kunde om dine nye ansvarsområder og goder, og derefter vil du gå fra at være kandidat i vores system til at være kunde. Nedenfor finder du en beskrivelse af vores retsgrundlag for behandlingen af dine persondata samt formålet.
3.2.3.1. Retsgrundlag og formål
Vores retsgrundlag for behandlingen:
Artikel 6, stk. 1, litra b: Behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt.
Artikel 6, stk. 1, litra c: Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige
Artikel 6, stk. 1, litra f: Interesseafvejning. det er rimeligt, at den registrerede, grundet sin stilling, indgår i kunderelationen.
Formål:
Formålet med denne behandling er, at vi kan kommunikere med vores kunder, og vi kan opfylde betingelserne i vores kontrakt med kunden. Derudover bruger vi din ansættelsesdato til intern statistik – her er dine data dog anonymiseret.
3.2.3.2. Opbevaring og sletning af persondata
Når du er blevet ansat hos kunden, beholder vi den persondata, vi har indsamlet på dig i rekrutteringsforløbet i en garantiperiode på 6 måneder, hvorefter vi sletter alle dine persondata med undtagelse af:
- Dit navn
- Din arbejdsmail eller din personlige mail, hvis ikke vi modtager din arbejdsmail
- Dit arbejdstelefonnummer eller dit personlige telefonnummer, hvis vi ikke modtager dit arbejdsnummer
- Nuværende titel
- Startdato for din ansættelse
Vi vil ikke bruge denne data til at kontakte dig om ledige stillinger eller andet, der er irrelevant for dit forhold til os som kunde.
Vi opbevarer dine kundekontaktdata, så længe du indgår i en kunderelation med os og så længe vores relation med kunden består – både når kunden er aktiv (en aktiv rekruttering er i gang), og når kunden er passiv, (vi har salgsarbejde i gang).
3.2.3.3. Hvad hvis jeg er blevet ansat i en stilling hos jeres kunde og nu gerne vil have slettet mine persondata?
I dette tilfælde kan vi ikke slette alle din persondata. Vi vil dog slette al den data, der ikke længere er nødvendig for os at opbevare. I dette tilfælde vil vi som minimum beholde dit navn og din e-mail, samt din nye titel og arbejdsgiver således, at vi som en del af kvalitative kundeforhold kan følge op på din ansættelse og garantiforpligtelse. Vi vil ikke bruge denne data til at kontakte dig om ledige stillinger eller andet, der er irrelevant for dit forhold til os som kunde.
3.2.4. Afslutningen – du har fået afslag
Hvis du har ansøgt en stilling, og du ikke i dette tilfælde var det rigtige match, vil du modtage et afslag fra os enten via mail eller samtale over telefon. Vi behandler dine persondata både under afslaget og efter. Nedenfor finder du en beskrivelse af retsgrundlaget for behandlingen samt formålet.
3.1.4.1. Retsgrundlag og formål
Vores retsgrundlag for behandlingen:
Samtykke jf. artikel 6 stk. 1 litra a.: Du har givet os udtrykkeligt samtykke til, at vi må behandle og opbevare dine persondata i 2 år.
Formål:
Når du får et afslag fra Unique Human Capital, har vi stadig en interesse i at beholde dine data i vores kandidathåndteringssystem, så vi kan kontakte dig igen, hvis der skulle komme en ledig stilling hos en af vores andre kunder, som din profil kunne være et match til.
3.1.4.2. Hvilke persondata beholder vi:
- Kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse etc.)
- CV og evt. ansøgning
- Oplysninger om uddannelse og eksamensbeviser, diplomer og certifikater
- Ansættelses- og lønhistorik
- Oplysninger om din nuværende titel og virksomhed som er offentligt tilgængelige via sociale medier
(fx Facebook, Google, LinkedIn, Twitter etc.) eller via andre oplysninger på internettet, som kan være vigtige for en kandidats egnethed til en bestemt stilling
- Oplysninger om tidligere ansættelser som er offentligt tilgængeige via sociale medier (fx Facebook,
Google, LinkedIn, Twitter etc.)
- Testresultater fra eksempelvis personlighedstest/færdighedstest foretaget af Unique Human Capital
- Eventuelle personoplysninger du måske vælger at videregive til os
Derudover opbevarer vi, hvis du har været præsenteret for en kunde:
- Præsentationsmateriale som inkluderer erhvervserfaring, sammendrag af testresultater, vurdering af
dine kompetencer op mod kompetencekravet til stillingen samt dine kontaktinformationer og motivation for stillingen
3.1.4.3 Hvordan ved du, at vi behandler din persondata og bruger samtykke?
I starten af rekrutteringsprocessen modtog du en mail, hvori vi bad om dit samtykke til at opbevare dine persondata i 2 år – dette samtykke gælder stadig, selvom du har modtaget et afslag på en stilling.
3.1.4.3. Opbevaring og sletning af persondata
Vi opbevarer dine persondata i 2 år efter afgivet samtykke. Efter 2 år vil du modtage en mail, hvor vi beder om tilladelse til at opbevare dine data i yderligere 2 år, med undtagelse af evt. testresultater, som udelukkende gemmes i 8 måneder.
Ønsker du, at vi ikke behandler dine persondata, kan du enten vælge at sige nej til yderligere opbevaring, eller du kan skrive en mail til gdpr@uhc.dk og bede om, at vi sletter de persondata, vi har opbevaret på dig. Vi sørger derefter for, inden for 30 dage, at dine data bliver slettet fra vores system[7].
Når vi har slettet dine data, betyder det, at vi har slettet alt data, vi har på dig inkl. kontaktoplysninger og historik om evt. dialog med dig. Det betyder, at vi uforvarende kan komme til at kontakte dig igen, da vi ikke kan se, at vi har haft kontakt med dig tidligere.
3.1.5. Hvis du ansøger om et job hos Unique Human Capital
Hvis du ansøger om en stilling hos Unique Human Capital, behandler vi dine data som beskrevet i pkt. 3.2.2. – 3.2.4.
3.2.5. Følsomme persondata
Følsomme persondata betyder personoplysninger, der afslører racemæssig eller etnisk oprindelse, politiske holdninger, religiøse eller filosofiske overbevisninger eller medlemskab af fagforening og behandlingen af genetiske data samt biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, oplysninger vedrørende helbred eller oplysninger vedrørende en persons seksualliv eller seksuelle orientering. Unique Human Capital har derudover valgt at betragte et CPR-nummer som følsom persondata.
Unique Human Capital ønsker IKKE under nogle omstændigheder at modtage følsomme persondata fra kandidater/kunder, og derfor opfordrer vi kraftigt til, at kandidater/kunder undlader at dele nogle former for følsomme persondata med os.
Modtager vi mod forventning følsomme persondata, fx i en vedhæftet fil fra kandidat ifm. en rekrutteringsproces,
det kunne være et CPR-nummer inkluderet i CV eller på et eksamensbevis eller oplysninger om fx sygdomme m.v., sletter modtageren hos Unique Human Capital vedhæftningerne, og kandidaten får besked herom samt besked om at gensende vedhæftningerne uden de følsomme persondata.
Der videregives ikke følsomme persondata til vores kunder med mindre, vi har en udtrykkeligt skriftligt samtykke fra kandidaten om, at vi må videregive informationen. I disse tilfælde vil informationen kun overføres mundtligt, og informationen vil ikke blevet gemt og/eller behandlet i vores databehandlingssystemer. Vi vil dog gemme samtykkeerklæringen i vores system i 2 år, eller indtil dine persondata bliver slettet.
3.3. Når du er kunde
Som kunde i Unique Human Capital behandler vi persondata om dig. Nedenfor finder du en beskrivelse af retsgrundlaget for behandlingen samt formålet.
3.3.1. Retsgrundlag og formål
Vores retsgrundlag for behandlingen:
Artikel 6, stk. 1 litra b: Den registrerede er underskriver af kontrakt
Artikel 6, stk. 1, litra c: Den registrerede er att. ifm. køb og betaling jf. bogføringsloven
Artikel 6, stk. 1, litra f: Det er rimeligt, at den registrerede, grundet sin stilling, indgår i kunderelationen
Formål:
Formålet med denne behandling er, at vi kan kommunikere med vores kunder, og at vi kan opfylde vores konkraktuelle forpligtigelser.
3.3.2. Kunders persondata
Når du er kunde hos Unique Human Capital opbevarer vi følgende persondata om dig:
- Dit navn
- Abejdsmail
- Arbejdstelefonnummer
- Nuværende titel
- afdeling
- Startdato for din ansættelse (hvis du har været kandidat til din nuværende stilling gennem Unique Human Capital)
I forbindelse med opstart af samarbejdet modtages information på de relevante personer fra kundens side, som er involveret i samarbejdet. Personoplysningerne kan sendes af ansatte hos kundevirksomheden.
3.3.3. Opbevaring og sletning af kunders persondata
Vi opbevarer dine personoplysninger i hele samarbejdets varighed – og så længe Unique Human Capital vurderer, at det er nødvendigt.
4. Deling af persondata med tredjeparter og sikkerhed
4.1. Deling af persondata med kunder
Unique Human Capital deler personoplysninger med vores kunder med henblik på at løse opgaven: At finde den bedst mulige kandidat til en ledig stilling hos kunden. Vi kan dele følgende persondata med vores kunder:
- Kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse etc.)
- CV og ansøgning
- Oplysninger om uddannelse og eksamensbeviser, diplomer og certifikater
- Ansættelses- og lønhistorik
- Oplysninger om din nuværende titel og virksomhed som er offentligt tilgængelige via sociale medier
(fx Facebook, Google, LinkedIn, Twitter etc.) eller via andre oplysninger på internettet, som kan være vigtige for en kandidats egnethed til en bestemt stilling
- Oplysninger om tidligere ansættelser, som er offentligt tilgængelige via sociale medier (fx Facebook,
Google, LinkedIn, Twitter etc.
- Testresultater fra eksempelvis personlighedstest/færdighedstest foretaget af Unique Human Capital
- Eventuelle personoplysninger du måske vælger at videregive til os
Hvis en kandidat skal møde kunden, vil Unique Human Capital udarbejde følgende dokumentation:
- Præsentationsmateriale af kandidaten, som inkluderer erhvervserfaring, sammendrag af testresultater, vurdering af kompetencer op mod kompetencekravet til stillingen samt kontaktinformationer og motivation for stillingen.
- Sidst i rekrutteringsprocessen vil vi indhente referencer på spidskandidaten(r), og det vil være i form af udtalelser om dine professionelle kompetencer m.m. fra tidligere ledere, kolleger m.v.
- Vi kontakter kun de referencer, som du giver tilladelse til
4.2. Hvor opbevares mine persondata?
Dine personoplysninger gemmes i en database, hvis server findes i et sikkert tredjeland (UK) – se pkt. 4.3. Databasen betjenes af og er tilgængelig for ansatte i Unique Human Capital og tredjepartsleverandøren, som handler på Unique Human Capitals vegne og i henhold til vores instruks for betjening af serveren.
Derudover bruger Unique Human Capital Microsoft Office 365 suiten til vores arbejde inkl. SharePoint og Outlook. Dine persondata vil derfor kunne blive opbevaret og behandlet her.
4.3. Videregivelse til usikre 3. lande samt UK
Vi anvender nogle få databehandlere/leverandører i usikre tredjelande. Når tredjelandenes lovgivning ikke tilbyder den samme sikkerhed, som EU gør, har vi skærpede forpligtelser i beskyttelsen af dine persondata.
- Når du kontakter os via mail kan dine oplysninger blive videregivet til Microsoft i USA, da vi anvender Outlook som vores mailklient
- Vi har indgået en Standard Contractual Clause[8] med Microsoft, der sikrer, at vi har et overførselsgrundlag for dine data. Vi er dog opmærksomme på Schrems II afgørelsen og afventer nyt fra Datatilsynet angående lovlige overførsler til usikre tredjelande
- Serverne for Unique Human Capitals kandidat-og kundehåndteringssystem er beliggende i Storbritannien, hvilket efter Brexit betyder, at Storbritannien ikke længere skal efterleve GDPR-lovgivningen.
- Europa-kommissionen har d. 28. juni 2021 vedtaget en tilstrækkelighedsafgørelse, hvilket betyder, at Storbritannien betragtes som et sikkert tredjeland
4.4. Er mine oplysninger sikre hos jer?
Ja, dine oplysninger er sikre hos os. Hos Unique Human Capital gør vi brug af udvidet virksomhedsvalideret beskyttelse, også kendt som Extended SSL Validation (EV). Vi tager ansvar for de oplysninger, du deler med os. Den tillid du giver os, vil vi gerne give dig igen. Derfor er alle datatransaktioner automatisk krypterede og er dermed sikrede mod ondsindede tredjeparter (en datatransaktion er fx, når du uploader dit CV eller ansøgning til os).
Vi gør derudover brug af det højeste niveau af SSL-kryptering, vi bruger multifaktorgodkendelse til en lang række systemer, og vi har generelt et højt IT-sikkerhedsniveau, der sikrer, at vi har og bruger nogle af de bedste tekniske- og organisatoriske værktøjer, der er designet til at modvirke uautoriseret adgang, ulovlig behandling samt uautoriseret eller utilsigtet tab af dine personoplysninger.
5. Brug af sociale medier
5.1. LinkedIn
Når du som privatperson bruger LinkedIn, skal du være opmærksom på LinkedIn’s privatlivspolitik, der beskriver, hvordan LinkedIn behandler og opbevarer dine persondata. Du kan finde LinkedIn’s privatlivspolitik her: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.
LinkedIn er en amerikansk virksomhed, hvorfor de oplysninger LinkedIn har om dig som udgangspunkt kan befinde sig udenfor EU/EØS. Den dataansvarlige er dog LinkedIn Ireland ifølge deres egne oplysninger.
5.1.1. Company Page – når du liker/deler opslag fra Unique Human Capitals LinkedIn side
5.1.1.1. Fælles dataansvar
Unique Human Capital er sammen med LinkedIn fælles dataansvarlig for indsamling af personoplysninger om dig, når du besøger Unique Human Capitals LinkedIn side, også kaldet Company Page og fx liker eller deler et opslag fra os med dit netværk.
LinkedIn og Unique Human Capital har således et såkaldt fælles dataansvar for behandling af oplysninger om dig. Det betyder, at LinkedIn og Unique Human Capital skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger i den forbindelse. Vi har i den forbindelse indgået en fælles databehandleraftale.
5.1.1.2. Retsgrundlag og formål
Vores retsgrundlag for behandlingen:
Artikel 6 stk. 1, litra f (interesseafvejning): Behandlingen af disse oplysninger er nødvendige for at forfølge en legitim interesse – muligheden for at kommunikere med dig direkte og besvare evt. henvendelser og kommentarer, som du har sendt direkte til os.
Formål:
Formålet med persondatabehandling via vores Company Page:
- At synliggøre Unique Human Capital’s ledige stillinger hos vores kunder, synliggøre Unique Human Capital som arbejdsplads og at markedsføre virksomheden for potentielle og eksisterende samarbejdspartnere
- Unique Human Capital behandler de oplysninger om dig, som du sender til os i forbindelse med en kommentar eller direkte besked fra dig til os via vores LinkedIn company page med det formål at svare på dit spørgsmål eller henvendelse. Dette gælder KUN for henvendelser fra dig til os på vores Company Page og ikke på henvendelser direkte til dig fra os eller fra dig til os via InMail (se pkt. 5.3.)
5.1.1.3. Hvilker persondata indsamles på Company Page
- Dit navn
- Dit billede
- Dit spørgsmål og/eller kommentar
De oplysninger som Unique Human Capital ellers har tilgængelige via Company Page er ikke direkte personhenførbare til dig, men indeholder et overblik over besøgsstatistik, der kan anvendes til at forbedre vores brug af vores Company Page ved at kende brugeres interesser, demografi og geografi.
Oplysningerne er tilgængelige for Unique Human Capital via en funktion kaldet LinkedIn Page Analytics. Denne funktion er en standardfunktion, hvis man har en LinkedIn Company page. Når du besøger Unique Human Capitals Company Page, placerer LinkedIn cookies på dit udstyr, fx PC, tablet eller mobiltelefon. Ved at placere cookies, indsamler og behandler LinkedIn oplysninger om dig, bl.a. oplysninger som du har givet tilladelse til ifm. oprettelse af din profil såsom reaktioner, kommentarer og delinger, som du og andre foretager.
Denne data opbevares i et år i LinkedIn Page Analytics, hvorefter det slettes.
5.1.2. LinkedIn Talent Solutions – når vi kontakter dig
5.1.2.1. Retsgrundlag og formål
Vores retsgrundlag for behandlingen:
Artikel 6 stk. 1, litra f (interesseafvejning): Behandlingen af disse oplysninger er nødvendige for at forfølge en legitim interesse – muligheden for at kommunikere med dig direkte om ledige stillinger hos vores kunder.
Formål:
LinkedIn bruges primært af privatpersoner med henblik på at gøre sig synlige for andre i ens branche, og/eller fordi man ønsker at synliggøre sig i forhold til et muligt jobskifte. Når medarbejdere i Unique Human Capital arbejder i LinkedIn, bruger de LinkedIn Talent Solutions (LTS), fordi det giver nogle flere interaktionsmuligheder med privatpersoner som LinkedIn-brugere.
Når Unique Human Capital skal finde de rigtige kandidater til stillinger hos vores kunder, opretter vi projekter i LTS, hvori vi kan ”samle” de kandidater, vi mener måske kunne være interessante at gå videre med i en rekrutteringsproces. På dette tidspunkt indsamler og behandler vi kun persondata på de berørte personer i LTS og har kun de informationer om brugerne, som brugerne selv har gjort tilgængelige.
Vi kan på dette tidspunkt vælge at kommunikere med potentielle kandidater gennem InMail – LinkedIn’s eget mailsystem – for at høre, om de kunne være interesserede i yderligere dialog. Her kan kandidater vælge at give en medarbejder fra Unique Human Capital sin e-mail og/eller telefonnummer med henblik på en uddybende dialog.
5.1.2.2. Hvilke persondata indsamler vi i LTS
Som udgangspunkt indsamler vi kun de data fra LinkedIn, som du selv har gjort tilgængelige. Dette kan være:
- Erhvervserfaring
- Kontaktinformationer, hvis tilgængeligt fx e-mail eller telefonnummer
5.1.2.3. Opbevaring og sletning i LITS
Vedhæftninger og dialoger som Unique Human Capital har med potentielle kandidater om stillinger hos vores kunder slettes automatisk af LinkedIn efter 5 år.
Det er pt. ikke muligt for Unique Human Capitals egne ansatte at slette vedhæftninger, samtaler m.v. i projekter i LTS, da denne funktion ikke er gjort tilgængelig af LinkedIn.
Ønsker du at få slettet den dialog, du har haft med Unique Human Capital om en stilling via LinkedIn, skal du kontakte gdpr@uhc.dk og bede om at få slettet dine dialoger/vedhæftninger i LinkedIn. Unique Human Capital vil da videreformidle din anmodning til LinkedIn inden for 30 dage.
Du kan også bede LinkedIn om at slette dine data – du finder mere information om sletning af data i LinkedIn her: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answers/deleting%20data?query=deleting+data.
5.1.2.4. Hvad sker der, hvis jeg kommer i proces til en stilling?
På det tidspunkt, hvor en faktisk rekrutteringsproces (kontaktfasen) går i gang, vil kandidaten få overført sine persondata til vores kandidathåndteringsdatabase, hvorefter proceduren for samtykke og videre proces som beskrevet i pkt. 3.2.2. følges.
6. Google Analytics og Cookies
Unique Human Capital bruger Google Analytics med det formål at kunne forbedre vores hjemmeside.
6.1. Hvilke informationer indsamler I via Google Analytics?
Vi kan indsamle informationer om fx, hvilke sider du besøger, om du besøger uhc.dk for første gang eller har været inde på siden før, samt andre interaktioner, som er med til at give os et billede af aktivitetsniveauet på en opslået annonce. Hvis du gerne vil vide mere om, hvordan Google indsamler oplysninger, kan du læse mere i Googles privatlivspolitik her: https://policies.google.com/privacy?hl=da
Vi gør brug af Google Analytics, Google Search Console og Google my Business for at kunne forstå vores kandidater bedre, når vi bl.a. opslår stillingsopslag på www.uhc.dk.
Vi samler disse oplysninger på programmet Site Kit, som giver os et samlet overblik over de indsamlede informationer. Her får vi en samlet opgørelse over kliks på annoncer, besøgstid, demografisk oversigt m.m. Vil du vide mere om, hvilke oplysninger de enkelte programmer/plugins indsamler om dig, så henviser vi dig til at læse mere inde på deres respektive hjemmesider for det fulde overblik. Klik på det program/plugin du gerne vil læse mere om nedenfor:
- Google Analytics, Google Search Console, Google my Business: https://policies.google.com/privacy?hl=dk-DK
- Site Kit: https://getsitekit.com/privacy-policy
6.2. Hvad er en cookie?
En cookie er en lille datafil, som bliver gemt på din computer, tablet eller mobiltelefon. En cookie er ikke et program, der kan indeholde skadelige programmer eller virus. Du kan læse alt om Unique Human Capitals cookie-politik her: https://uhc.dk/p/cookiepolitik. Hjemmesiden www.uhc.dk samt www.en.uhc.dk bruger cookies. Nogle bruges til statistik og andre sættes af tredjepartstjenester. Ved at klikke ’OK’ accepterer du brugen af cookies. Ved at sige nej til cookies vil du kunne opleve, at funktionaliteten på hjemmesiden forringes.
6.2.1. Hjemmesidens brug af cookies
Cookies er nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere. Cookies hjælper os desuden med at få overblik over dit besøg på hjemmesiden, så vi løbende kan optimere og målrette hjemmesiden til dine behov og interesser. Cookies husker fx om du tidligere har besøgt siden, om du er logget ind, og hvilket sprog og valuta du gerne vil have vist på hjemmesiden. Vi bruger også cookies til at målrette vores annoncer over for dig på andre hjemmesider. Helt overordnet anvendes cookies som del af vores service til at vise indhold, der er så relevant som muligt for dig. Du kan læse mere om, hvilke cookies vi indsamler her: https://uhc.dk/p/cookiepolitik
6.2.2. Hvor længe opbevares cookies?
Det er varierende, hvor længe cookies opbevares på dit udstyr. Tiden regnes fra den seneste gang, du var inde på hjemmesiden. Efter udløb vil cookies automatisk blive slettet fra dit udstyr. Du kan se en fuldendt liste i pkt. 6.6.
Cookies opbevares i 1 år af Unique Human Capital, hvorefter de slettes automatisk.
Vores cookiedeklaration opdateres løbende og hver måned.
6.2.3. Sådan afviser du dine cookies
Du kan altid afvise cookies på din computer, tablet eller telefon ved at ændre indstillingerne i din browser. Hvor du finder indstillingerne afhænger af, hvilken browser du anvender. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du gør det, er der mange funktioner og services, du ikke kan bruge, fordi de forudsætter, at hjemmesiden kan huske de valg, du foretager. Du kan fravælge cookies fra Google Analytics her.
6.2.4. Sådan sletter du dine cookies
Cookies som du tidligere har accepteret, kan efterfølgende slettes nemt. Benytter du en PC med en nyere browser, kan du slette dine cookies ved at bruge genvejstasterne: CTRL + SHIFT + Delete.
Virker genvejstasterne ikke, og/eller benytter du MAC, skal du starte med at finde ud af, hvilken browser du bruger og herefter klikke på det relevante link:
| Internet Explorer | Flash Cookies | Opera |
| Mozilla Firefox | Apple | Safari |
| Google Chrome | Android | Windows 7 |
Husk: Bruger du flere internet-browsere, skal du slette cookies i dem alle.
7. Dataminimering
Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være pålagt ved lov, at vi skal indsamle og opbevare en række oplysninger om dig. Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt eller pålagt ved lov. Personoplysninger slettes, når det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dem.
8. Vi holder persondata ajour
Da vores kerneforretning er afhægig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger. Du kan benytte kontaktoplysningerne nederst til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine personoplysninger.
9. Dine rettigheder
Du har jf. databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til Unique Human Capitals behandling af dine persondata. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
9.1. Ret til indsigt i dine oplysninger
Du har ret til af få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
9.2. Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
9.3. Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
9.4. Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
9.5. Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
9.6. Ret til at transmittere oplysninger
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
9.7. Ret til at trække samtykke tilbage
Hvis behandlingen er baseret på samtykke, har du ret til at trække dette samtykke tilbage.
9.8. Vurderingsspørgsmål
I mange af ovenstående tilfælde vil det være et vurderingsspørgsmål, om og hvilke persondata vi kan slette, berigtige og eller give indsigt i. Du vil i alle tilfælde få et skriftligt svar på dine henvendelser om omstående rettigheder og i det tilfælde, at vi ikke kan give indsigt, slette eller berigte din data, vil du blive oplyst om vores vurderingsgrundlag. I vores vurderinger tager vi altid udgangspunkt i Forordningen samt andre gældende love og regler.
9.9. Vil du gøre brug af dine rettigheder
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os på gdpr@uhc.dk.
10. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, hvorpå vi behandler dine personoplysninger:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefon: +45 33 19 32 00
11. Sådan kontakter du Unique Human Capital
Vi opfordrer dig til at sende os eventuelle spørgsmål og kommentarer vedrørende denne politik og vores praksis for privatlivsbeskyttelse ved at kontakte os her:
Unique Human Capital
Jægersborg Alle 4
2920 Charlottenlund
E-mail: gdpr@uhc.dk
[1] EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=DA samt Databeskyttelsesloven: Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven) https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2018/502.
[2] Databeskyttelsesloven, Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven)
[3] Artikel 13 stk. 1-4
[4] Jf, artikel 17 stk 1-3 i Forordningen
[5] Jf, artikel 17 stk 1-3 i Forordningen
[6] Jf, artikel 17 stk 1-3 i Forordningen
[7] Jf, artikel 17 stk 1-3 i Forordningen
[8] Jf. Art. 46, stk.2, litra c